Korištenje zadataka

Otvorite Moji zadaci u bočnoj traci. Zadatak je jedna stvar koju treba uraditi: naslov, jedna odgovorna osoba, prioritet i rok ako ga želite. Može biti povezan s kandidatom, prijavom, oglasom, fazom ili upitnikom, a može postojati i potpuno samostalno, bez ikakve povezanosti.

Koliko toga vidite zavisi od vaše uloge. Ako vaša uloga može čitati zadatke cijele kompanije, dobijate kanban tabelu i zadatke svih članova u kompaniji koju ste odabrali; ako ne, vidite samo zadatke dodijeljene vama, ali iz svih kompanija kojima pripadate.

Pritisnite Novi zadatak. Obavezan je samo naslov: prima do 200 znakova, a Opis ispod njega do 5000. Sve ostalo je opcionalno.

• Zaduženi: do 10 osoba. Ako odaberete više njih, svako dobija svoju kopiju zadatka umjesto da dijele jedan, pa svako može zatvoriti svoj. Forma vam kaže koliko će ih biti kreirano.
• Prioritet: Normalan, Visok ili Hitan. Novi zadaci počinju na Normalan.
• Rok: od njega zavise dnevni podsjetnici. Ako ga ne postavite, za taj zadatak nema podsjetnika.
• Poveži sa: zapis na koji se zadatak odnosi. Odaberite oglas, zaposlenika, kandidata, prijavu ili upitnik, ili ga ostavite bez veze.
• Prilozi: do 10 datoteka, svaka do 15 MB. Datoteka preko limita se odbija uz poruku, a ne nestaje bez traga.

Ako neko koga ste odabrali već ima otvoren zadatak na istom zapisu, forma će to reći: 2 zaduženih već ima otvoren zadatak na ovom zapisu. To vas ne zaustavlja, samo upozorava, pa zadatak svejedno možete kreirati.

Kada kasnije otvorite zadatak, možete promijeniti sve, uključujući i to čiji je: naslov, opis, rok, prioritet, zaduženog, povezani zapis i priloge.

Dva prikaza, mijenjaju se ikonama u zaglavlju stranice. Prikaz table otvara kanban tabelu: jednu kolonu po statusu, redoslijedom koji ste postavili u upravljanju statusima, a status zadatka mijenjate prevlačenjem kartice u drugu kolonu. Prikaz liste je ravna lista, 20 zadataka po stranici.

Filteri i sortiranje

• Status: Otvoreni, Zatvoreni, Svi statusi ili jedan određeni status. Podrazumijevano stoji na Otvoreni.
• Zaduženi: Svi članovi, Moji zadaci ili jedna osoba. Prikazuje se samo kada vaša uloga vidi zadatke cijele kompanije.
• Prioritet: Svi prioriteti ili jedan od Normalan, Visok i Hitan.
• Povezano sa: suzite na vrstu zapisa: prijava, kandidat, posao, faza procesa, upitnik, zahtjev, zahtjev za odsustvo ili bez veze.
• Posao: Svi poslovi ili jedan oglas.
• Rok: Bilo koji rok, Kasni, Danas ili Ove sedmice.
• Sortiraj: Po prioritetu, Po roku ili Najnovije prvo.

Svaki filter, sortiranje i odabrani prikaz čuvaju se u adresi stranice. Filtrirana kanban tabela ostaje ista i nakon osvježavanja stranice, a link možete poslati kolegi i vidjet će tačno ono što vidite vi.

Dodijeli zadatak se pojavljuje na svim mjestima gdje se zadatak može povezati sa zapisom, na kartici kandidata u procesu, kandidatu u bazi, prijavi, koloni faze i stranici s odgovorima na upitnik. Klikom se otvara ista forma za dodjelu zadatka, uz već unaprijed popunjenu vezu sa zapisom.

Na prijavi se zatim pojavljuje sekcija Zadaci (3) sa otvorenim zadacima za tog kandidata: dugme Dodijeli otvara novi, a status svakog zadatka mijenjate odmah tu. Na ploči procesa, mali avatari na kartici kandidata pokazuju ko za njega ima otvoren zadatak. Filter Filtriraj po zaduženom na vrhu ploče ostavlja samo kandidate za koje odabrani članovi imaju otvoren zadatak, pa kandidati bez ijednog zaduženog ispadaju iz prikaza.

Vezu možete kasnije promijeniti iz samog zadatka, pomoću Poveži zapis, Promijeni i Ukloni vezu. Dvije vrste veze su izuzetak: pregled zahtjeva i zahtjev za odsustvo otvara sistem, a zatvara ih vaša odluka, pa te veze ostavite kakve jesu.

I sama faza može kreirati zadatke. U kartici Automatizacije unutar faze, akcija Kreiraj zadatak se izvršava kad god se desi okidač koji ste odabrali. Vi postavljate naslov, prioritet, za koliko sati je rok i sa čim se povezuje. Zadatak dobija osoba koja već vodi kandidata, a Rezervni izvršilac ga preuzima kada takve nema.

Zahtjev u fazi se po defaultu postavlja na čekanje. Premještanjem kandidata u određenu fazu zahtjev se kreira, ali se ništa automatski ne šalje: nema linka za učitavanje, poziva na upitnik niti zakazivanja intervjua. Zahtjev ostaje označen kao Zadržano za pregled, dok ga ploča prikazuje kao 1 zahtjev zadržan za vaš pregled.

U istom trenutku pojavljuje se zadatak pod nazivom Review requirement: Upload Resume (Pregled zahtjeva: Učitaj CV), povezan sa tim zahtjevom i sa rokom od 48 sati. Dobija ga osoba postavljena kao Zadužen za pregled na zahtjevu, ako je još uvijek član kompanije. Ako je ostavljeno na Automatski (vlasnik prijave), zadatak ide osobi čija je akcija to pokrenula, na primjer onome ko je premjestio kandidata; ako takve osobe nema, osobi koja drži najstariji otvoreni zadatak na toj prijavi, a na kraju vlasniku kompanije.

Otvorite prijavu, pronađite zahtjev i pritisnite Pošalji ili Preskoči. Pošalji ga u tom trenutku šalje kandidatu: generiše se link za učitavanje, poziv na upitnik odlazi prema posljednjoj aktivnoj verziji upitnika, ili se nude termini za intervju. Status prelazi u Na čekanju i kandidat može reagovati.

Preskoči prima opcionalni Razlog preskakanja i računa zahtjev kao završen za napredovanje, a da ga kandidat nikada ne vidi. Koristite ga kada korak nije potreban za tu osobu, a ne kao način da se odgodi.

Ista odluka se može donijeti i iz samog zadatka za pregled, gdje dugmad pišu Prihvati i Odbij, a možete ostaviti i Bilješke pregleda za tim. Oba puta se otvoreni zadatak za pregled zatvara, ali obrnuto ne vrijedi: ako zadatak samo prevučete u zatvoren status, odluka nije donesena i zahtjev ostaje zadržan dok neko ne pritisne jedno od ta dva dugmeta. Ako je kolega odlučio prije vas, dobijate poruku da zahtjev više nije zadržan za pregled umjesto da vaša odluka padne preko njegove.

Da zahtjev uopšte ne bi bio zadržan, otvorite ga u konfiguraciji faze i uključite Pošalji automatski pri ulasku u fazu. Kartica tada prikazuje Automatski umjesto Zadržano za pregled. Prekidač se odnosi samo na kandidate koji uđu u fazu poslije toga, pa ono što je već zadržano ostaje zadržano dok neko ne odluči. Kandidati od svega ovoga ne vide ništa: zadržan zahtjev im je nevidljiv, a onaj koji ste preskočili dok je bio zadržan nikada se i ne pojavi.

Broj pored Moji zadaci u bočnoj traci su vaši otvoreni zadaci u svim kompanijama kojima pripadate. To je najbrži znak da nešto čeka na vas.

Ostalo pokrivaju obavještenja. Dobijate ih kada vam neko dodijeli zadatak, ali ne i kada ga dodijelite sami sebi. Jednom dnevno ujutro odlazi po jedan podsjetnik za svaki otvoreni zadatak kojem rok ističe u naredna 24 sata, što uključuje i one kojima je rok već prošao. Klik na obavještenje otvara taj zadatak.

Ako ste zadatak kreirali za nekog drugog i rok mu prođe, o tome čujete tačno jednom. Osoba kojoj zadatak pripada i dalje dobija dnevni podsjetnik. A zadatak bez roka ne podsjeća nikoga, pa stavite rokove na posao koji je bitan.